Các lưu ý khi lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng

Bạn đã là một nhà kinh doanh lâu năm hay mới khởi nghiệp thương trường, dù kinh doanh bất kỳ lĩnh vực nào, cũng nên quản lý chặt chẽ các quá trình mua bán, vì vậy việc có được một phần mềm quản lý phù hợp là một sự hỗ trợ đắc lực cho thành công của bạn. Phần mềm quản lý bán hàng ngày càng trở nên hữu ích đối với các nhà quản lý, nó không chỉ giúp việc kinh doanh của bạn một cách dễ dàng hơn mà còn giúp bạn tổng hợp tình hình kinh doanh, để có những quyết định đúng đắn. Một phần mềm quản lý tốt cần có những tính năng cơ bản như:


Các lưu ý khi lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng

Quản lý bán hàng
Quản lý mua hàng
Quản lý kho
Khuyến mãi – thẻ vip
Báo cáo bán hàng
 
Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng xuất hiện trên thị trường, làm thế nào để biết cái nào thực sự phù hợp với việc kinh doanh của bạn. Nếu bạn đang tìm hiểu một phần mềm quản lý bán hàng cho mình, hay bạn đang muốn nâng cấp phần mềm quản lý hiện tại của bạn. Với các lưu ý dưới đây có thể giúp ích cho bạn để lựa chọn được một phần mềm phù hợp nhất.

1. Chi phí và khả năng tương thích với phần cứng


Khi sử dụng 1 phần mềm quản lý bán hàng, việc tương thích của phần mềm đối với các thiết bị phần cứng của bạn là vô cùng quan trọng. Nếu phần mềm này có khả năng tương thích tốt với các phần cứng hiện tại của bạn như máy in, máy in hóa đơn, máy tính, máy quét mã vạch… thì bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí để vận hành. Nếu không, bạn sẽ phải chi kha khá để đầu tư lại từ đầu những thiết bị đi kèm để hỗ trợ việc bán hàng, quản lý tốt hơn


2. Bạn cần những tính năng gì?


Những nghành nghề kinh doanh khác nhau thì sẽ có những đặc thù về hàng hóa cũng như phương thức bán hàng khác nhau. Vì vậy bạn cần phải biết rõ những tính năng gì ở phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp ích cho mình.

Nếu bạn đang kinh doanh quán cafe, một phần mềm có chức năng order thuận tiện sẽ giúp bạn bán hàng nhanh hơn.

Hoặc bạn đang kinh doanh một nhà hàng ăn uống, bạn cần lưu ý nhiều hơn đến các tính năng về quản lý nguyên vật liệu, quản lý tồn kho.

Hãy lên danh sách chi tiết những tính năng mà bạn cần để quản lý, vận hành công việc kinh doanh của mình. Từ danh sách đó bạn sẽ lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp hơn với nhà hàng, quán cafe, nhà hàng của bạn

3. Công nghệ điện toán đám mây


Điện toán đám mây được xem là công nghệ tối ưu với các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay trên thị trường.


Với công nghệ điện toán đám mây, mọi dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ tập trung trên 1 server đặc biệt. Nhờ vào đó, dữ liệu bán hàng hay thu chi của bạn được đảm bảo an toàn tuyệt đối. Nếu bạn lưu dữ liệu ở trên máy tính cá nhân, điều gì sẽ xảy ra khi máy tính đó gặp sự cố, hỏng hóc. Việc lấy lại dữ liệu từ những chiếc máy này là vô cùng khó khăn, cũng có trường hợp là không thể lấy lại. Điều này khá là nguy hiểm cho hoạt động kinh doanh của bạn. Nhưng với công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể truy cập dữ liệu bán hàng của bạn ở trên bất cứ máy tính, điện thoại nào có kết nối internet.

Những dữ liệu này khi lưu trên server đều được mã hóa, và chỉ bạn có mật khẩu mới có thể xem và chỉnh sửa nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối.

4. Phần mềm bạn chọn có dễ sử dụng?


Không doanh nghiệp nào có thể đầu tư vào một hệ thống không thể sử dụng, do đó, việc chọn một hệ thống đơn giản để vận hành và có thể được sử dụng hàng ngày mà không cần phải tham khảo hướng dẫn sử dụng là điều vô cùng cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng với các nhà hàng, quán cafe có lượng khách hàng nhiều.

Một phần mềm dễ sử dụng sẽ tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian để làm quen và vận hành nó. Bạn sẽ tốn khá nhiều thời gian để nghiên cứu tài liệu hướng dẫn sử dụng, cũng như gặp nhiều bối rối khi sử dụng những phần mềm phức tạp. Với những phần mềm đơn giản, dễ sử dụng còn giúp bạn hoặc các nhân viên thao tác nhanh hơn nhờ đó hiệu suất bán hàng sẽ được cải thiện đáng kể.

5. Hỗ trợ quản lý chuỗi


Sẽ không có gì đáng ngại nếu bạn chỉ sở hữu 1 nhà hàng, những sau này nhà hàng của bạn có thể phát triển thêm một số chi nhánh ở các địa chỉ khác nhau. Nếu như phần mềm quản lý của bạn không hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh thì bạn sẽ kiểm soát những chi nhánh này như thế nào?

Hiện nay phần mềm quản lý bán hàng Dân Trí Soft đã hỗ trợ không giới hạn số lượng chi nhánh, giúp bạn có thể xem tình hình kinh doanh của tất cả các chi nhánh trên 1 thiết bị duy nhất. Bạn có thể sử dụng phần mềm ngay trên điện thoại di động hoặc máy tính cá nhân của bạn.

6. Theo dõi hàng tồn kho


Kiểm soát hàng tồn kho là một quá trình phức tạp và tốn thời gian, nhưng hiện nay, hầu hết các phần mềm quản lý đều có tiện ích cho việc quản lý kho của bạn trở nên đơn giản hơn nhiều. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều chi nhánh hoặc kho hàng vì thông tin về các sản phẩm hiện có, các nguyên liệu tồn kho tại các nhà hàng khác là cần thiết cho hoạt động hàng ngày của bạn. Tuy nhiên, một phần mềm quản lý tốt sẽ làm được nhiều việc hơn là chỉ theo dõi hàng tồn kho của bạn. Nó còn cung cấp các tùy chọn như tạo đơn đặt mua hàng đến các nhà cung cấp, nhắc nhở bổ sung hàng hóa trong kho.

Có nhiều phần mềm quản lý còn có tính năng kiểm kê thuật tiện, không giới hạn số lượng hàng hóa kiểm kê. Giúp những người quản lý kho nắm rõ được tình hình hàng hóa trong kho của mình một cách chính xác nhất.

7. Báo cáo thống kê


Để hiểu rõ hơn tình hình kinh doanh, việc nghiên cứu các báo cáo và thống kê là vô cùng quan trọng. Bạn sẽ cần nhiều hơn các mẫu báo cáo chi tiết như báo cáo về thu chi, các loại phiếu xuất nhập kho, báo cáo doanh số bán hàng của từng nhân viên, của từng nhà hàng. Qua đó, sẽ đưa ra được những kế hoạch để phát triển một cách tốt hơn.


8. Hỗ trợ khách hàng có kịp thời


Trong quá trình sử dụng phần mềm, chắc chắn bạn sẽ gặp phải những rắc rối về lỗi của phần mềm hoặc những khó khăn về sử dụng một số tính năng. Hoặc các thiết bị phần cứng của bạn như máy in, máy quét của bạn hoạt động không tốt. Những lúc như thế này thì sự hỗ trợ kịp thời từ đơn vị cung cấp phần mềm là vô cùng cần thiết, sự hỗ này cần được diễn ra nhanh chóng nhất để không ảnh hưởng đến việc kinh doanh.

Chỉ duy nhất phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Dân Trí Soft sẽ được cung cấp gói hỗ trợ khi khách hàng gặp khó khăn gặp phải. Vì khi phần mềm lỗi, nguy cơ bạn sẽ không thể sử dụng được và mọi dữ liệu từ trước đó sẽ bị mất.

Tôi cần phần mềm quản lý bản quyền để áp dụng được ngay thì làm thế nào?

Bạn thực sự cần một phần mềm quản lý phù hợp cho mô hình kinh doanh, có người trực tiếp tư vấn, lắp đặt và đào tạo sử dụng để áp dụng hiệu quả được ngay vào kinh doanh và có kinh phí thì mua phần mềm bản quyền là lựa chọn phù hợp nhất. Vậy việc lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý bán hàng nào là tốt nhất, hiệu quả nhất... hãy xem những chia sẻ dưới đây nhé.

    Những nghĩ suy về lựa chọn công ty cung cấp phần mềm?

1. Phần mềm này có đầy đủ tính năng để phù hợp với nhu cầu của bạn hay không?
2. Phần mềm này có tinh gọn, dễ sử dụng hay không vì trình độ nhân viên sử dụng ở mức phổ thông?
3. Khi mua phần mềm thì có được cài đặt tận nơi, hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hiệu quả không?
4. Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý nếu có gặp khó khăn, trục trặc thì công ty phần mềm sẽ hỗ trợ nhanh chóng như thế nào?
5. Công ty cung cấp phần mềm có uy tín và tồn tại bền vững không, vì từng nghe nhiều công ty phần mềm phá sản nên phần mềm trở nên vô dụng vì không được hỗ trợ, cập nhật nữa?
6. Công ty phần mềm có đảm bảo áp dụng thành công hay không, có chính sách bán hàng cho đổi/trả không?
...

Trên đây là các suy nghĩ cần thiết để chọn công ty phần mềm sử dụng dài lâu, đảm bảo ổn định trong quản lý kinh doanh quán, kinh doanh cửa hàng.

    Kinh nghiệm chọn công ty phần mềm uy tín và phù hợp?

Dưới đây là chia sẻ từ anh Cao Trung Hiếu - người sáng lập và điều hành phần mềm DanTriSoft về kinh nghiệm lựa chọn phần mềm phù hợp và hiệu quả, chúng tôi trích đăng lại bài viết:

Nhiều chủ quán, chủ cơ sở kinh doanh muốn đầu tư phần mềm quản lý bán hàng thường rất quan tâm về giá mua của phần mềm, là giá rẻ hay đắt. Tôi lấy ví dụ này để bạn hình dung thêm "bạn mua một phần mềm giá 10 đồng và chỉ giúp bạn tiết kiệm được 5 đồng với mua phần mềm có giá 50 đồng mà giúp bạn tiết kiệm được 100 đồng thì cái nào 'rẻ' hơn cái nào và càng tuyệt vời hơn khi bạn mua cái phần mềm giá chỉ 10 đồng mà giúp bạn tiết kiệm lên đến 200 đồng, đó mới là lựa chọn hoàn hảo nhất". Và đây là kinh nghiệm để giúp bạn có sự lựa chọn hoàn hảo với chi phí tiết kiệm nhất và hiệu quả là cao nhất.
Thứ nhất, bạn cần trả lời câu hỏi “Tại sao bạn cần phải đầu tư phần mềm?”

- Nếu bạn vẫn cảm thấy cách làm như hiện tại là bình thường, là tốt thì theo tôi bạn nên tiếp tục với cách làm hiện tại, không nên đầu tư phần mềm vì có thể “tiền mất tật mang” đấy vì bản chất bạn đang làm tốt.
- Còn nếu bạn quan tâm đến khâu quản lý hiệu quả như: làm sao để tránh thất thoát tiền bạc thì cách làm thủ công không rõ ràng, làm sao để kiểm soát được việc mất mát hàng hóa, làm sao để giữ chân khách hàng thật lâu bền tránh mất khách hàng vì những lỗi sơ đẳng trong tính toán tiền bạc…, lúc này bạn cần ngay một phần mềm quản lý bán hàng làm công cụ để giúp bạn làm các việc này một cách tự động hóa.

Thứ hai, chính bạn phải trả lời câu hỏi tiếp theo “Đầu tư phần mềm để thỏa mãn nhu cầu cụ thể là gì?”

- Bởi với những nhu cầu khác nhau sẽ có những giải pháp phần mềm khác nhau. Bạn cần một phần mềm quản lý bán hàng quán cafe bạn cần tìm đúng công ty chuyên cung cấp về phần mềm này, bạn cần phần mềm quản lý sản xuất bạn phải tìm nhà cung cấp phần mềm quản lý sản xuất, cần phần mềm quản trị quan hệ khách hàng thì phải tìm cho đúng nhà cung cấp…
- Do đó, bạn cần trả lời rất rõ những nhu cầu cần phải quản lý, để từ đó bạn mới có câu trả lời cho câu hỏi thứ ba.

Thứ ba, bạn tìm kiếm và trả lời câu hỏi "Công ty phần mềm nào uy tín, chi phí đầu tư như thế nào cho phù hợp?"

Khi bạn có nhu cầu rõ ràng việc tiếp theo là đi tìm nhà cung cấp dịch vụ phần mềm phù hợp nhất. Vậy phù hợp là gì? Thì đây là một số gợi ý chính:
- Công ty cung cấp phần mềm có chuyên môn về lĩnh vực bạn đang kinh doanh và chuyên môn về công nghệ thông tin, bởi đại đa số công ty phần mềm chỉ có chuyên môn về IT nên không nắm rõ về nghiệp vụ kinh doanh.
- Công ty phần mềm được chứng thực bởi người dùng, ví dụ có số lượng người sử dụng lớn là bằng chứng rõ ràng về tính hữu ích và thiết thực của phần mềm đó.
- Công ty phần mềm được chứng thực bởi các cơ quan chuyên môn, báo chí, truyền hình..., các công ty vô danh có tính cam kết thường không cao tức là sau khi thu tiền xong là họ biến mất không còn hỗ trợ người dùng.
- Công ty phần mềm có hệ thống triển khai gần gũi với bạn nhất, ví dụ có người triển khai, hỗ trợ trực tiếp với bạn khi bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, dù bạn ở bất cứ tỉnh thành nào tại Việt Nam.
- Công ty phần mềm đã khẳng định được sự tồn tại và phát triển, tránh tình trạng bạn đang sử dụng phần mềm thì công ty đó phá sản và bạn sẽ trở thành nạn nhân của “đem con bỏ chợ”, nên chọn công ty phần mềm đã tồn tại và phát triển hơn 5 năm, họ sẽ đồng hành lâu dài theo cùng sự phát triển của bạn.

Về chi phí đầu tư phần mềm quản lý bán hàng bạn cần cân nhắc trước thiệt - hơn khi chọn nhà cung cấp. Bởi nhà cung cấp uy tín, cam kết lâu dài có thể dành tặng phần mềm bán hàng miễn phí nhưng sẽ không bao giờ bán phá giá với giá niêm yết ở website như tình trạng ở các cá nhân, công ty nhỏ vẫn thường làm. Hơn nữa, bạn cũng nên cân nhắc việc lực chọn phần mềm mua một lần dùng vĩnh viễn hay thuê bao theo thời gian. Bạn nên lấy giấy bút ra ghi rõ các chi phí đầu tư, để từ đó có cách nhìn tổng quan hơn, rõ ràng hơn và có lựa chọn phù hợp nhất.

    DanTriSoft là công ty như thế nào, giúp được gì cho người kinh doanh?

Thương hiệu DanTriSoft có đáng tin cậy để bạn chọn dùng để phục vụ việc quản lý bán hàng, hàng hóa, kho hàng, nhập xuất tồn, giá vốn, thu chi, khách hàng, nhà cung cấp, báo cáo doanh thu lợi nhuận... trong kinh doanh?

        DanTriSoft là công ty như thế nào?

- DanTriSoft là công ty chuyên làm giải pháp quản lý bán hàng, quản lý kho hàng (nhập xuất tồn, tính định mức định lượng), quản lý thu chi công nợ, quản lý thông tin khách hàng, quản lý thẻ VIP tích điểm, quản lý chương trình khuyến mãi tự động, báo cáo lãi lỗ kinh doanh... cho cửa hàng, shop và hàng quán ở Việt Nam từ phần mềm chuyên nghiệp đến máy móc thiết bị.
- DanTriSoft được thành lập từ năm 2015, cho đến nay đã có hơn 125.000+ người làm kinh doanh sử dụng phần mềm DanTriSoft.

        DanTriSoft giúp gì được người làm kinh doanh?

Giải pháp quản lý bán hàng DanTriSoft giúp người kinh doanh quản lý chặt chẽ hơn, tiết kiệm hơn và thành công hơn bằng việc ứng dụng công nghệ và phần mềm vào quản lý kinh doanh.

Dùng giải pháp DanTriSoft giúp:
- Quản lý chặt chẽ, phòng ngừa thất thoát tiền hàng đến mức tối đa bằng chức năng phân quyền và quản lý tác nghiệp khoa học.
- Tăng 100% năng suất cho người nhân viên bán hàng nhờ ứng dụng công nghệ và máy móc, từ đó giảm được 50% chi phí nhân sự. Với việc quản lý chặt chẽ, giảm thất thoát đã giúp tiết kiệm hàng chục triệu, thậm chí hàng trăm triệu đồng mỗi năm cho người kinh doanh.
- Công nghệ quản lý tự động hóa, quản lý online, quản lý qua điện thoại giúp người kinh doanh giảm áp lực bởi các tác nghiệp thủ công trước nay, từ đó có nhiều thời gian hơn tư duy phát triển kinh doanh.

        Tại sao tin dùng DanTriSoft?

- Giải pháp quản lý bán hàng của DanTriSoft hướng đến sự phù hợp với từng người dùng theo tiêu chí "Tinh gọn dễ dùng - Quản lý từ xa - Sở hữu vĩnh viễn".
- Đội ngũ DanTriSoft có chuyên môn sâu sắc trong lĩnh vực, nhiều năm trải nghiệm tư vấn giải pháp quản lý đảm bảo đem đến giải pháp phù hợp nhất.
- Để rủi ro mua hàng bằng 0, DanTriSoft có chính sách bán hàng cho đổi/trả/hoàn tiền trong 30 ngày nếu không hài lòng vì bất kỳ lý do nào. DanTriSoft là công ty phần mềm duy nhất ở Việt Nam có chính sách này từ 2015 đến nay, đây là sự cam kết đảm bảo về chất lượng dịch vụ.

Truyền hình, báo đài nói về DanTriSoft


    Tư vấn và đặt mua để lắp đặt phần mềm

DanTriSoft có hệ thống phân phối toàn quốc, nhận lắp đặt, triển khai tận nơi. Thời gian lắp đặt và chuyển giao từ 3 - 6 giờ, đảm bảo sau khi triển khai thì dùng được ngay phần mềm vào kinh doanh. "Tinh gọn dễ dùng - Quản lý từ xa - Sở hữu vĩnh viễn" là điểm mạnh DanTriSoft.
- Chi phí mua phần mềm bản quyền DanTriSoft sở hữu vĩnh viễn là 9.990.000 đồng, có đầy đủ tất cả chức năng cao cấp của phần mềm.

- Bạn cần tư vấn hãy gọi hotline 0906.799.838 (mr Trung Hiếu) hoặc add Zalo để trao đổi cụ thể, để thật sự hiểu rõ phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft.

Quy trình triển khai phần mềm DanTriSoft

Bước 1: Nhận tư vấn để chọn lựa phần mềm phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của bạn. Hãy gọi hotline 0906.799.838, mr Trung Hiếu là người có hơn 18 năm làm trong lĩnh vực phần mềm (từ 2004), với nhiều vị trí khác nhau như phân tích phần mềm, tư vấn phần mềm (BA) đến triển khai... và nay là giám đốc điều hành DanTriSoft nên sẽ luôn lắng nghe để thấu hiểu mô hình kinh doanh để tư vấn giải pháp tối ưu nhất.

Bước 2: Sau khi tư vấn và thấy thực sự phù hợp giữa nhu cầu của quý khách và khả năng đáp ứng của DanTriSoft thì DanTriSoft sẽ hẹn lịch để lắp đặt, setup phần mềm, máy móc và hướng dẫn sử dụng đến quý khách. Thông thường việc triển khai từ 3 - 6 giờ đồng hồ.

Bước 3: Dịch vụ sau bán hàng là hỗ trợ, hướng dẫn trong suốt quá trình sử dụng.
- Hỗ trợ online bằng phần mềm từ xa, điện thoại, Zalo, Facebook, Skype, email… mọi lúc mọi nơi.
- Hỗ trợ trực tiếp: trong trường hợp không xử lý được bằng hình thức hỗ trợ online (hoàn toàn miễn phí nếu đó là lỗi từ hệ thống của Dân Trí Soft, tính phí nếu lỗi do khách hàng hoặc thiết bị - quý khách tham khảo dịch vụ bảo trì trực tiếp với chi phí tiết kiệm).
Một công ty phần mềm phát triển bền vững sẽ luôn đồng hành và hỗ trợ bạn trong suốt quá trình sử dụng