Còn quản lý Excel, nhà hàng còn thất thoát

Còn quản lý Excel, nhà hàng còn thất thoát

Với sự phát triển của thị trường, việc quản lý nhà hàng, quán ăn bằng excel càng ngày càng lộ rõ những yếu điểm và hạn chế, đó cũng là nguyên nhân tại sao những phần mềm quản lý ra đời. Việc dùng phần mềm có thực sự cần thiết hay không, những quán ăn vẫn nhập thủ công và tính toán bằng excel bao lâu không có vấn đề tại sao phải sử dụng phần mềm.

Không thể phủ nhận mức độ tiện dụng mà excel mang lại, dễ dùng, đơn giản và đặc biệt dễ dùng. Nhưng trong khi nghiệp vụ trong nhà hàng ngày một nhiều hơn, chủ quán thay vì chăm chú vào những khoản chi phí, họ học cách mở rộng quán ăn, nhà hàng và thu hút khách đến nhiều hơn, và những công việc trên, họ sử dụng sự trở giúp, hỗ trợ từ phần mềm. Điểm khác nhau giữa chủ quán thời nay và khi trước là sự nhanh nhạy trước thị trường đi vào bão hòa, khách hàng có nhiều hơn một sự lựa chọn, và yêu cầu cũng ngày một khắt khe hơn, với chủ quán khi trước thường tự quản quá nhiều đầu việc cùng một lúc, hoặc xảy ra quá tải hoặc rơi vào tình trạng quản gì cũng không tốt, đầu việc nào cũng không ổn, chuyện thất thoát là điều không tránh khỏi.

Hạn chế khi quản lý truyền thống với excel

Trong quá trình sử dụng, với khối lượng dữ liệu cũng như yêu cầu phức tạp hơn về nghiệp vụ, người dùng nhận thấy dần những hạn chế mà excel chưa thể xử lý được, điều này làm cản trở công việc quản lý

- Quản lý chưa được tối ưu hóa: thông tin trong excel chỉ có thể cập nhật theo trường, theo các file riêng biệt, gặp trở ngại trong việc tổng hợp toàn bộ dữ liệu một cách thống nhất, và theo dõi bao quát thông tin trên file cụ thể.

- Công thức, hàm phức tạp: để có được kết quả đúng, không chỉ dữ liệu mà các câu lệnh cũng cần logic và chính xác.. Không tránh khỏi việc nhầm lẫn, chồng chéo, nhiều file, công, đòi hỏi người sử dụng câu lệnh cần xây dựng được biểu mẫu chuẩn xác. Đặc biệt khi đối chiếu, rất khó đối soát được việc nhầm lẫn ở khâu nào, sai ở đâu. Khi doanh nghiệp cần nghiệp vụ xuất nhập, tồn, công nợ hay báo cáo doanh thu, tốn khá nhiều thời gian để thu được kết quả

- Dễ nhầm lẫn, sai sót: với những trường hợp file được chỉnh sửa, điều chỉnh hàm hoặc xóa dữ liệu sẽ khiến thông tin sai lệch, đặc biệt với công thức nhập thủ công. Điểm cần lưu ý ở đây là việc thống kê 1 cách hoàn chỉnh báo cáo về tình hình kho quỹ kinh doanh của nhà hàng, quán ăn. Điều này cản trở cho việc xử lý phát sinh khi vận hành của nhà hàng, không kịp thời xử lý những thông tin sai lệch và tình hình doanh thu, kho quỹ do đó không được cập nhật chính xác.

- Khó liên kết thông tin: nhiều file, nhiều thư mục dẫn đến việc kiểm soát, tìm kiếm thông tin liên quan rất khó khăn, việc nhập dữ liệu và lưu trữ file khiến bộ máy cồng kềnh, khó vận hành và thống kê thông tin.Đơn giản việc thống kê danh sách khách hàng ghé thăm quán trong quý, số tiền họ chi tiêu và những chương trình chăm sóc đã áp dụng cho khách hàng này, việc tự động tích điểm và đổi hạng thẻ cho thành viên cùng những chính sách kèm theo, với các đầu mục trên thực sự tốn khá nhiều thời gian để dữ liệu có thể xuất ra một cách nhanh chóng.

- Vấn đề bảo mật cần quan tâm: với thông tin khách hàng không được bảo mật, khi dễ dàng sao lưu hoặc xóa tài liệu, với những thông tin được đồng bộ trên dữ liệu đám mây lại dễ gặp phải tình trạng rò rỉ thông tin khi có quá nhiều có quyền truy cập chỉnh sửa. 

DÂN TRÍ SOFT giúp bạn, trợ thủ số đắc lực của nhà hàng, quán ăn, quán cafe với chi phí chỉ từ 3.000-9.000đ/ngày
Để lại thông tin để nhận được tư vấn trực tiếp và báo giá chi tiết từ DANTRISOFT.COM

Theo Saky Rin - Dân Trí Soft